Datenschutz und neugierige Arbeitgeber

Einen kollegialen Umgang unter den Beschäftigten wünscht sich sicherlich jeder Arbeitgeber. Ebenso sehr begrüßen die Beschäftigten dies selbst auch. Dabei erfahren die Beteiligten oft auch das eine oder andere Detail aus dem Privatleben des Kollegen. Besonders gefördert wird dieses Miteinander heutzutage in den Unternehmen, die sich öffentlich und stolz als Start Up rühmen. Hier entsteht der Eindruck, es wäre besonders gewünscht, dass Mitarbeiter möglichst viel über sich selbst preisgeben. So mancher Mitarbeiter hörte dann auch schon bei einer Kündigung, dass er doch so wenig über sich preisgegeben habe. Ist dies rechtens? Passen der Datenschutz und neugierige Arbeitgeber zusammen?

Notwendigkeit von der Kenntnis über das Privatleben der Beschäftigten

Muss der Arbeitgeber überhaupt Kenntnisse über das Privatleben der Beschäftigten haben? Die Antwort ist generell ein klares Nein. Es geht den Arbeitgeber nichts an, ob die Interessen eines Beschäftigten woanders liegen als in dem Bereich, mit dem er sich beruflich beschäftigt. Auch ist es gleich, inwiefern es private Änderungen gab, solange sich diese nicht negativ auf die zu verrichtenden Aufgaben auswirken. Genauso hat ein Arbeitgeber es zu akzeptieren, wenn der Beschäftigte Einzelheiten aus seinem Privatleben nicht mit jeder Person teilen möchte.

Gesetzliche Vorgaben zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Folgende personenbezogene, teils sensible Daten muss ein Arbeitgeber im Zuge des Beschäftigungsverhältnisses dann doch stellen:

1)    Wohnanschrift,

2)    Familien– und

3)    Behindertenstatus sowie

4)    Staatszugehörigkeit.

Normalerweise steht es niemandem zu, Fragen diesbezüglich zu stellen, Die Verarbeitung dieser als eigentlich privat geltenden personenbezogenen Daten ist jedoch gesetzlich vorgegeben. Zum einen ist sie erlaubt, sofern sie der Erfüllung eines Vertrages im Zuge des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO i. V. m. Art. 26 Abs. 1 S. 1 Var. 2 BDSG) dient. Zum anderen muss ein Arbeitgeber diese Daten verarbeiten, um gesetzlichen Vorgaben bezüglich der Abgabe von Steuern (Art.  6 Abs. 1 lit. c) DSGVO) nachzukommen.

Praktiken neugieriger Arbeitgeber

Es gibt verschiedene Wege von Arbeitgebern, ein kollegiales Miteinander zu fördern: gemeinsames Kaffeetrinken, gemeinsames Ausklingenlassen der Arbeitswoche an einem Freitag, Abendessen in kleiner auserwählter Runde etc. Viele Unternehmen werden dies auf freiwilliger Basis anbieten. Dennoch gibt es doch den einen oder anderen Arbeitgeber, der einen Beschäftigten sogar zur Teilnahme anweist. Es gibt sicherlich auch Arbeitgeber, die subtilere Wege nutzen, um mehr über ihre Beschäftigten zu erfahren. Der eine oder andere Arbeitgeber nutzt dabei sicherlich auch die technisch mögliche Option, die Beschäftigtenpostfächer einsehen zu können. Da werden eventuell dann auch mal private Nachrichten empfangen oder versendet, die neugierige Arbeitgeber dann lesen.

Die Sammelwut bei H&M

2020 berichteten wir auch von H&M. So ist es nicht nur ein Unternehmen schneller Mode, sondern auch ein Unternehmen neugieriger Team-Leiter – Letzteres gehört dabei hoffentlich der Vergangenheit an. Diese sammelten nämlich bei jeder möglichen Gelegenheit und im Zuge von Willkommen Zurück-Gesprächen so viele Daten über die Beschäftigten, wie sie nur konnten und hielten sie in Excel-Tabellen fest. – Unseren Bericht hierzu finden Interessenten hier. –

Legitim oder rechtswidrig?

Der Austausch zwischen einem Arbeitgeber und den Beschäftigten über private Themen ist keinesfalls rechtswidrig. Ganz im Gegenteil, es kann für sowohl die Atmosphäre als auch die Arbeit förderlich sein. Rechtswidrig wird es, sobald ein Arbeitgeber Privates für berufliche Begründungen nutzt, die dem Beschäftigten nachteilig sein können. Wenn ein Arbeitgeber dies nicht in schriftlicher Form festhält – sei es auf Notizzetteln o. ä. – wird es gemäß Art. 2 Abs. 1 DSGVO nicht als Verarbeitung personenbezogener Daten. Demnach trifft den Arbeitgeber gegenüber dem Beschäftigten auch keine Informationspflicht gemäß Art. 13 DSGVO.

Werden sich Beschäftigte darüber bewusst, dass sich mögliche private Interessen oder Umstände allerdings dennoch negativ auf das Beschäftigungsverhältnis auswirken können, sind sie vielleicht gehemmt, beispielsweise den Interessen nachzugehen oder verheimlichen sie. Sie wären also in ihrem Persönlichkeitsrecht (Art. 2 GG i. V. m. Art. 1 Abs. 1 GG) eingeschränkt. Dieses Gefühl kann natürlich auch entstehen, selbst wenn ein Arbeitgeber keine Aufzeichnungen darüber führt und auch wenn die DSGVO dabei nicht greift. Da käme dann auch das Arbeitsrecht ins Spiel. Wir empfehlen schon aus Datenschutzsicht, gar nicht erst potentiell unerwünschte Fragen zum Privatleben der Beschäftigten zu stellen, diesbezüglich nachzuhaken usw. und eventuell gegen den Beschäftigten zu verwenden.

Einwilligungen als Rechtsgrundlage

Übrigens mag jetzt vielleicht doch noch so mancher Arbeitgeber den Gedanken bekommen, sich eine Einwilligung der Beschäftigten für solche Verarbeitungstätigkeiten einzuholen. Dies wird sich problematisch gestalten. Eine Einwilligung gilt als Einwilligung, wenn eine betroffene Person sie tatsächlich freiwillig erteilt. Aufgrund des Machtverhältnisses zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist davon auszugehen, dass dies nicht gegeben sein wird. Egal wie sehr ein Arbeitgeber beteuern mag, eine nicht erteilte Einwilligung habe keine negativen Konsequenzen für den Beschäftigten, ist es bei so mancher Einrichtung dennoch anzuzweifeln, dass dies auch so stimmt.

Handlungsempfehlungen

Sie als Arbeitgeber sind der Verantwortliche für die Verarbeitung der Daten Ihrer Beschäftigten. Um die Vorgaben der DSGVO einzuhalten, ist u. a. sicherzustellen, dass in Ihrer Einrichtung personenbezogene Daten nur aufgrund einer Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Dem voraus geht auch die Sensibilisierung der Beschäftigten zum Datenschutz und zur -sicherheit gemäß Art. 32 Abs. 1 DSGVO i. V. m. Art. 39 Abs. 1 lit. b) DSGVO. So wissen Ihre Beschäftigten auch, dass sie personenbezogenen Daten nicht eigenmächtig verarbeiten dürfen (Art. 32 Abs. 4 DSGVO i. V. m. Art. 29 DSGVO).

Fazit

Es gibt Unternehmen, da herrscht natürlicherweise eine positive Kollegialität. Man freut sich auf das monatliche Frühstück und den Austausch während der Mittagspause oder zwischendurch. In anderen Unternehmen dagegen ist solch eine Kollegialität fast schon erzwungen. Egal, was der Fall ist: Es darf keine Verarbeitung von personenbezogenen Daten stattfinden, die über das notwendige hinausgeht (Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO; mehr zu den Grundsätzen der Datenverarbeitung finden Sie hier) und folglich auf keiner Rechtsgrundlage (und mehr zur Rechtmäßigkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten hier) beruht.

Also auch hier gilt, personenbezogene Daten datenschutzkonform zu verarbeiten. Bei der Umsetzung können wir Sie beratend unterstützen. Nicht nur dass, wir können auch externe Datenschutzbeauftragte stellen und mit Ihnen an Ihrem kompletten Datenschutz-Management-System arbeiten. Kontaktieren Sie uns gern.