Datenschutz bei Neueinstellung neuer Mitarbeiter

Der Datenschutz bei Neueinstellung neuer Mitarbeiter ist ein kleiner Abschnitt eines so Manches Mal langen Prozesses. Dieser Prozess fängt oftmals mit dem Job-Angebot und dem Ausfüllen erster Dokumente für das Beschäftigungsverhältnis an. Weiter geht dieser dann in den ersten Tagen. Was gibt es dabei also aus Sicht des Datenschutzes zu beachten? Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Für den Datenschutz relevant

Bei der Neueinstellung – Englisch: Onboarding – beziehen wir uns speziell auf das Ausfüllen von Dokumenten und die Vorstellung des neuen Mitarbeiters im Unternehmen, der Einrichtung, dem Verein, dem Krankenhaus etc.

Rechtsgrundlagen

Relevant ist dabei die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Als Rechtsgrundlagen kommen in den allgemein meisten Fällen wohl folgende in Frage:

1) Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO),

2) Erfüllung des Beschäftigungsvertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO,

3) Nachkommen gesetzlicher Vorschriften (Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO).

Nachkommen gesetzlicher Vorschriften

­­Gewisse Informationen wird ein neuer Arbeitgeber im Zuge des Unterschreibens des Arbeitsvertrages oder am ersten Arbeitstag abfragen, damit er u. a. seinen gesetzlichen Pflichten nachkommen kann. Hierfür für der Arbeitgeber steuer- und sozialversicherungsrelevante Information wie beispielsweise die Steueridentifikationsnummer, die Glaubenszugehörigkeit, Krankenkasseninformationen etc. abfragen.

Erfüllung des Beschäftigungsvertrages

Der neue Mitarbeiter erfüllt seinen Teil des Beschäftigungsvertrages, indem er die vereinbarten Leistungen erbringt. Dafür wird er vom Arbeitgeber entlohnt. Damit der Arbeitgeber dieser Pflicht nachkommen kann, benötigt der Arbeitgeber mindestens auch die Bankdaten und die postalische Adresse (zum Übersenden des Lohngehaltsscheines und sonstiger relevanter Dokumente).

Einwilligung

Als wahrscheinlich einer der letzten Schritte bei einer Neueinstellung kommt der Abschnitt, der das kollegiale Verhältnis fordern soll. Der neue Kollege wird nicht nur auf beruflicher, sondern bei erteilter Einwilligung auch auf privater Ebene vorgestellt. Wie ein Verantwortlicher dies umsetzt, ist jedem selbst überlassen. Wichtig dabei ist, nur so viel über den neuen Mitarbeiter preiszugeben, wie er seine Einwilligung erteilt hat.

Pflichten im Zuge der Neueinstellung

Wie auch bei allen anderen Prozessen, im Zuge derer personenbezogenen Daten verarbeitet werden, muss ein Arbeitgeber als Verantwortlicher hierbei Pflichten gemäß der DSGVO einhalten:

1) Datenschutzinformation über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten im Zuge der Neueinstellung gemäß Art. 13 DSGVO.

2) Kommunikation der relevanten Richtlinien zur Einhaltung des Datenschutzes.

3) Dokumentation der Einwilligung.

Fazit

Wie ersichtlich wird, können selbst schon bei einer Neueinstellung eines Mitarbeiters im Zuge dessen Eingliederung in die Einrichtung, das Unternehmen etc. Fehler passieren, die Schadenersatzansprüche, Bußgelder oder sogar Abmahnungen nach sich ziehen können, wenn die DSGVO nicht eingehalten wird. Um dies möglichst zu vermeiden, unterstützen und beraten wir Sie gern. Kontaktieren Sie uns gern noch heute für ein unverbindliches Angebot.